会社に整然と存在する「無駄」
・無駄に長い朝礼・終礼
・自分に無関係な全体連絡
・書類を回覧するためだけの添付書類や意味のないチェックシート
・印鑑を押したにも関わらず、手書きで自グループが決めた言葉を書き込む無駄
・１つの変更をするために５つの手続きが必要という無駄
・価値の割に高精度を要求する無駄
・長い電話で調整をするしきたり
こういった「会社の無駄」にストレスを感じている方も多いかと思います。特に資格試験を受験する方は
「せっかく時間を必死で作っているのに・・・」
「残業時間が増える・・・」
「今日も帰れない・・・」
こういった不満や疑問を持っている方が多いと思います。
特に、本記事を閲覧して下さっている方の多くは今月、電気主任技術者試験を受験されるかと思います。
まだ試験までは１０日以上ありますが、お盆明けで仕事や打ち合わせがどんどん入ってくる時期です。
注意していないと勉強時間がどんどん削られてしまいます。
このあたりを解消して、電験の時間を作るとともに自分自身もすっきりして勉強に集中してもらいたいと思います。
難しい試験で成功に収めるには「精神面」が極めて重要になるからこそ、本記事を作成しました。
本記事の目的
この記事では「自分たちを会社から守ること」を伝えていきます。
先日、副社長クラスとお話しする機会がありました。かなり価値の高い知識だと思うので共有します。
※「そういう視点で物事を考えているのか・・」と残念に思うこともありましたが。仕方がないのかもしれませんね。
まずは「何故、会社の無駄がなくならないのか」を考えていきましょう。
ここが極めて重要です。
正直、考えていくと腹が立つと思いますし、薄々勘づいていたからこそ苛立ちを覚えます。
少なくとも、自分が経験した会社、関連会社は該当しています。さらに、今まで自分と関わってきた方とお話してきましたが、そう大差はなかったことからも多くの企業が当てはまるだろうと感じています。
恐ろしいです。
会社の無駄がなくならない理由
「経営層が変える気を持っていないから」
これが最大の原因です。
特に、大企業はこの傾向が極めて強いです。
「会社の無駄を減らせば、会社の業績が上がるのでは？？」と思う方もいるでしょう。現に自分もそう思っていました。
しかし、立場を変えて考えてみると何となく分かってきます。
大企業といった経営規模の大きい会社では
「平社員に多少の無駄があってもそれほど大きな影響がない」ということ。
それよりも
「ミスなくやってくれ！」
その方が価値が高いということです。
文字に起こすと、まだ感情が高ぶります。
直接言われたときは「社員をなんだと思っているんだ」と正直、思いました。
このあたりをもう少し詳しく説明していきます。
一番苦労するのは平社員
会社とは階級があります。トップは誰もがご存知の通り
「社長」「会長」となります。
※親会社の社長や幹部が入ることがありますがそこは除く
次に「副社長」「顧問」といったクラスがいます。
ここからは会社や事業内容によって異なると思いますが
・所長
・副所長
・部長
・課長
・Gr長、副長
・係長、主任
・担当
大体、このぐらいの階級が並びます。
課長や副長になると、会社側の人間になって残業代が出なかったりします。
いわゆる「管理職」
また会社によっては、係長や主任から会社側の人間一歩手前という定義があって、残業代が出ずに残業代込みの給与が支払われたりします。
社員の考え方や行動にもよりますが、基本的に損をするのは「担当」です。
いわゆる「平社員」が損します。
これは、どういうことかというと
仕事の詳細部分を詰めるのが「平社員」だからです。
会社が「平社員」に臨むこと
企業は大きな利益を上げることができています。従業員を養う費用を大きめに加味しても、利益を確保しています。
そのために事業計画があって、業務計画があります。
従って、会社の一番の願いは
利益を生み出すために作りだした業務を「ミスすることなく、やってね！」ということなのである。
平社員は基本的に多忙。
複雑な業務調整をしながら、日々起こる課題を解消しつつ、現場安全を配慮しつつも、机上業務までもするといった激務を強いられる。
「担当は自分の持つ業務の第一人者として、責任者として仕事をする責務がある」などと発言する課長や副長もいるが、それは根本から間違っている。
責任は、課長が持つものである。
その理由は至ってシンプル。
責任者印を押すのが課長だからだ。
割り振った仕事を決められたプロセス通りにできないことがないようにチェックする仕事が「課長の仕事」である。
新聞を見たり、業務に関係のない話をするという業務は会社に存在しないはずだ。
「無駄」は社員を苦しめる
無駄な業務は基本的にスキルが身に付きません。
回覧に必要な添付書類を作り続けても
無駄に複雑な手続きをやり続けても
価値のない書類を作りづけても
これらは抜本的なやり方改善が行われると、一気に必要のないスキルになってしまいます。
自分も経験がありますが、事実です。
経営層は「管理職以下が考える無駄」に正直なところ、あまり感心がありません。（故に改善などと称して経営層が社員と話す会などが存在しています。それで組織が大きく変わった試しが自分はありません。）
それを習うかのように管理職クラスまでも、平社員の無駄を改善してあげようと動く方は圧倒的に少ないです。
だって、管理職は「平社員の仕事をしないから」
文字にすると、すごい惨いことをしていると感じるのは自分だけではないでしょう。
では、どうしていくといいのか
①無駄な仕事をなくす
②無駄な仕事を速く終わらせる仕組みを作る
③無駄を無駄として割り切る
自分が経験した中で、この３つを組み合わせることで過ごしやすくなりました。あなた自身どこまで行うことができているのでしょうか。
昨年、自分はかなりの無駄削減とシステム作りをしました。
多くの方から称賛され、やり方の水平展開が起こったのは嬉しかったですが、やはり一番嬉しかったのは無駄が減って過ごしやすくなったことでした。
では、一つずつどうすればいいのか、見ていきましょう。
無駄な仕事をなくす
会社には無駄な書類・手続きがかなりあります。
狙うところは「シンプル化」
おそらく、すべてを排除することは難しいと思います。企業や組織が昔決めたことはなかなか減らすことができません。何かのミスから派生していることが多いというのもあります。
経営層の最も恐れる「ミス」ですね。ここをなかったことにはできないものです。
しかし、できることがあります。
５枚１０枚と作っていた無駄な種類を１～２枚にできないかという取り組みです。散らばっている情報を一括にしてしまいましょう。
扱う電子ファイルが減ると、それだけでかなりの削減になります。特にグループでやっている、所属課でやっているようなものは上と話をするだけで変えることができるので狙い目です。
淡々と減らしていく頑張りを見せると上司も協力してくれるので、結果として大きなものになりやすいのでまずは１つやってみましょう。
無駄な仕事を速く終わらせる仕組みを作る
仕組みといっても、自分の中の仕組みです。
自分はPCのフォルダ管理が得意で、かなり工夫をしています。
具体的に言うと、ルーティンワークは分解です。仕事のステップごとにフォルダ分けしています。
ステップごとで必要になる書類が違うのが厄介でしたので、そこを改善しました。
仕事の速度自体も上がりましたが、それ以上に書類を探す手間や考える手間が減ったので疲労しなくなり
結果として「仕事全体の速度」が上がりました。
もう一つ紹介しておきます。
精算関係の雑務は基本的にエクセルにしました。
自動計算するようにして、件名によって変動するところを分かりやすくしておき、入力するだけに。そのエクセル自体もパターン分けしてファイル分け、フォルダ分けをした。
基本ではありますが、できている人は意外と少ないです。
さらに、どうしても必要な添付資料も変更内容だけをサッと差し替えるだけに加工しました。
精算関係の書類作成は平均３０分かかっていたものが「５分以内にできるようになった」
こういった具合にワードファイルもすべて改善しました。
無駄な仕事を無駄と割り切る
無駄な仕事を削っていくと、どうしても削り切れない無駄が残ります。
誰かが昔にミスの再発防止策のようなものです。
このあたりはもうやるしかありません。仕方がないと割り切りましょう。
ただ工夫はしましょう。
「まとめて作成する」「コピペを最大限活用する」といった工夫です。
ここで注意事項があるのですが、これらの業務を行う際は一生懸命にやりすぎないようにしましょう。
考えすぎると損です。
・その業務は価値が高いですか？
・その書類は一生活用するものですか？
・あなたにとって、価値がある書類ですか？
こういったことを問いかけるようにすると、仕事が上手く進むようになります。
雑務で作成した書類の大半は、あっという間に価値がなくなる書類でしょう。作成してしばらくしたら、倉庫に保管されて廃棄されてしまいます。
このように考えると、深く考えずに適当にサッと作ってしまった方が間違いなく良いです。
文面に拘る上司がいる場合、すぐに相談してしまいましょう。
「ここまで考えました。アドバイスを頂きたいです。」と言えば、喜んで文案を考えてくれます。
担当の業務は大変なので、暇な上司を巻き込んで進めるようにして下さい。
これが一番の解決策になります。
無駄なプライドは捨てて、自分の時間を作り出す工夫をしましょう。
まとめ
以上、「会社は無駄が多くて嫌｜損をするのは管理職以下という話」の記事となります。
会社の無駄をなくすことは難しいです。
経営層、管理職、平社員といった役職の違いで視点が違うため、無駄を排除すること自体行っていないことが原因。
それ故に
①無駄な仕事をなくす
②無駄な仕事を速く終わらせる仕組みを作る
③無駄を無駄として割り切る
こういった改善を自分で行っていくといいでしょう。
本気で改善しようと思えば、会社一体で削減できるはずです。どうしても組織がやってくれないのであれば、自分が改善して、自分が過ごしやすい環境を作りましょう。
一方、みんなが削減してしまうと、その時間を埋めるべく違う無駄な仕事が増える可能性があるため、上手く調整しながら進めるといいでしょう。
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